Datenschutzerklärung für kiiaara.com

Stand: 01.01.2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

WS Academy GmbH
Industriegelände 8
7041 Wulkaprodersdorf
Österreich

FN 611579 g – Landesgericht Eisenstadt

E-Mail: office@academy.ws
Support: support@academy.ws

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2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der DSGVO und dem österreichischen Datenschutzgesetz (DSG).

Diese Datenschutzerklärung informiert über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der Plattform KIIAARA.

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3. Verarbeitung bei Registrierung und Nutzung der Plattform

3.1 Verarbeitete Daten

Im Rahmen der Registrierung und Kontonutzung verarbeiten wir insbesondere:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Unternehmensname
• Login-Daten (verschlüsselt)
• Registrierungszeitpunkt
• Vertrags- und Nutzungsinformationen

3.2 Zweck

• Einrichtung und Verwaltung des Nutzerkontos
• Authentifizierung
• Vertragsdurchführung
• Sicherheit der Plattform

3.3 Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)

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4. Kostenpflichtige Nutzung und Abrechnung

Bei Abschluss eines Abonnements verarbeiten wir:

• Rechnungsdaten
• Transaktionsdaten
• Vertragslaufzeiten
• Zahlungsanbieter-Informationen

Zahlungsdaten werden ausschließlich durch zertifizierte Zahlungsdienstleister verarbeitet.

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten)

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5. Verarbeitung von Inhalten im Rahmen der KI-Nutzung

5.1 Art der Daten

Nutzer können Inhalte eingeben, darunter:

• Texte
• Dokumente
• URLs
• unternehmensbezogene Informationen

Diese Inhalte können personenbezogene Daten enthalten.

5.2 Zweck

Verarbeitung zur Erbringung der vertraglich geschuldeten KI-gestützten Leistungen.

5.3 Speicherung

Eingegebene Inhalte werden nur insoweit gespeichert, wie dies technisch erforderlich ist.
Eine dauerhafte Speicherung erfolgt nur, wenn dies für die Vertragsdurchführung notwendig ist.

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6. Verarbeitung im Rahmen von KI-Interaktionen (Website-Besucher unserer Kunden)

6.1 Rolle

Bei Nutzung von KIIAARA auf Websites unserer Kunden agieren wir als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Verantwortlicher ist jeweils der Kunde, der KIIAARA auf seiner Website einsetzt.

6.2 Art der verarbeiteten Daten

Je nach Konfiguration können verarbeitet werden:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Unternehmensangaben
• Chatverläufe
• Interaktionsinhalte
• technische Nutzungsdaten

6.3 Zweck

• Beantwortung von Anfragen
• Lead-Erfassung
• Weiterleitung von Informationen an den jeweiligen Kunden
• technische Bereitstellung der KI-Interaktion

6.4 Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage bestimmt der jeweilige Verantwortliche (Kunde).
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf dokumentierte Weisung.

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7. Keine Nutzung zu Trainingszwecken

Von Nutzern oder Website-Besuchern eingegebene Inhalte werden nicht zur Schulung oder Weiterentwicklung von KI-Modellen verwendet, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde.

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8. Technische Nutzungsdaten

Beim Zugriff auf unsere Plattform verarbeiten wir:

• IP-Adresse
• Browsertyp
• Betriebssystem
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Server-Log-Daten

Zweck:
Sicherstellung von Funktionalität, Sicherheit und Stabilität.

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

Logdaten werden maximal 30 Tage gespeichert.

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9. Cookies und Tracking

Wir verwenden:

• technisch notwendige Cookies
• Analyse- und Tracking-Cookies (nur mit Einwilligung)

Analyse- und Tracking-Cookies werden ausschließlich nach aktiver Zustimmung über ein Cookie-Consent-Tool gesetzt.

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

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10. Auftragsverarbeiter und Drittlandübermittlung

Wir setzen Dienstleister ein in folgenden Kategorien:

• Hosting- und Cloud-Anbieter
• KI-Dienstleister
• Zahlungsdienstleister
• IT- und Supportdienstleister

Sofern eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR erfolgt, stellen wir geeignete Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO sicher (z. B. EU-Standardvertragsklauseln).

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11. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.

• Kontodaten: bis zur Löschung des Accounts
• Abrechnungsdaten: 7 Jahre (gesetzliche Pflicht)
• Logdaten: max. 30 Tage
• Interaktionsdaten: gemäß Vereinbarung mit dem jeweiligen Kunden

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12. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene haben das Recht auf:

• Auskunft
• Berichtigung
• Löschung
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch

Anfragen richten Sie an: support@academy.ws

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13. Beschwerderecht

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42
1030 Wien

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14. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Es erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO.

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15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei technischen oder rechtlichen Änderungen anzupassen.